Управление проектами

Общие сведения

Управление проектами вызывает сегодня живейший интерес со стороны специалистов различного уровня и руководителей организации. Опыт применения проектного подхода показывает его высокую эффективность и значимость для организаций и государства в условиях глобализации, ускоряющихся экономических процессов, роста производительности труда и усложнения технологий при необходимости снижения рисков неуспеха проектов.

Хотя многие связывают термин «Управление проектами», главным образом, с автоматизацией документооборота или применением программ типа Microsoft Project, — это далеко не так.

Система управления проектами (СУП) — это, в первую очередь, организационный подход, в котором все участники проектов (заказчик, инвестор, исполнители и менеджер проекта) готовы работать друг с другом по единой проектно-ориентированной системе правил, а центральным звеном отношений, коммуникаций и ответственности является менеджер проекта. Единая система правил подразумевает собой комплекс соглашений, положений, стандартов, регламентирующих следующие бизнес-процессы, протекающие в рамках каждого проекта (согласно PMBoK 2004):

• управление сроками;
• управление содержанием;
• управление персоналом;
• управление интеграцией;
• управление стоимостью;
• управление качеством;
• управление коммуникациями;
• управление человеческими ресурсами;
• управление рисками;
• управление поставками.

При этом каждый проект в системе управления проектами может проходить следующие общие этапы жизненного цикла:

• процессы инициации;
• процессы планирования;
• процессы исполнения;
• процессы мониторинга и управления;
• завершающие процессы.

Документ, регламентирующий проектную деятельность, обычно называется «Стандартом по управлению проектами».

Для определения уровня развития проектного управления в организации PMI (США) разработал модель зрелости системы управления проектами (Project Management Maturity Model, PMMM). Данная модель определяет пять уровней зрелости, и каждая организация может определить уровень развития собственной СУП:

1. Единая терминология УП.
2. Повторяемые бизнес-процессы УП.
3. Единая методология УП.
4. Бенчмаркинг процессов УП.
5. Непрерывное развитие процессов УП.

Внедрение СУП и автоматизация

Система управления проектами — это система, ориентированная в первую очередь на уровень менеджеров среднего и высшего звена.

Роль средств автоматизации состоит в повышении производительности труда участников проекта, и, в особенности, управленцев, за счет следующих основных решений:

• централизация хранения информации о проектах, ведение реестра проектов;
• учет и структуризация информации о проектах;
• учет и структуризация ресурсов (трудовых, материальных, финансовых);
• календарное планирование работ и ресурсов;
• отслеживание проекта;
• выравнивание загрузки ресурсов;
• оперативные отчеты;
• автоматизация документооборота;
• электронные коммуникации.

Как видим, технические средства позволяют решить многие рутинные задачи и обеспечить оперативный доступ к отчетам о проектной деятельности.

Автоматизированные средства предъявляют особые требования к квалификации пользователей и, в особенности, менеджеров проектов и наличию организационной системы на предприятии, определяющей четкие процедуры работы с информацией и её внесения в информационную систему. Невыполнение этих требований ведет к провалу ИТ-проекта внедрения инструментов автоматизации.

Процесс внедрения СУП и средств автоматизации, содержит следующие этапы:

1. Обследование организации, интервьюирование ключевых руководителей, составление отчета.
2. Разработка стандарта по управлению проектами.
3. Обучение менеджеров.
4. Разработка ТЗ на внедрение информационной системы.
5. Инсталляция и настройка ПО, выполнение пилотного проекта.
6. Обучение пользователей.
7. Запуск системы в коммерческую эксплуатацию.

Каждая организация, ввиду своих отличительных особенностей, может подходить к организации работ, реализовывать процессы и отражать их в стандарте многоэтапно, начиная с более простых (ининциация, планирование, завершение) и продолжая развитие к более сложным (исполнение, мониторинг).