На главную
Карта сайта
Написать письмо в АСПЕКТ СПб
Главная /  Решения /  Информационные системы / Электронный документооборот

Вопросы внедрения электронного документооборота

Независимо от специфики предприятия, документооборот является сегодня одним из основных способов ведения деловой активности. От методов его организации существенным образом зависит качество работы подразделений в рамках тех или иных бизнес-процессов.

Различают два типа организаций по глубине стандартизации бизнес-процессов:

  • Органический тип — организация, в которой не существует стандартов по управлению процессами и работа выполняется на основе договоренностей между сотрудниками.
  • Бюрократический тип — организация, в которой работа выполняется только на основании стандартов.

Разумеется, большинство компаний не принадлежат ни одному из этих типов, а находятся где-то в промежутке и ищут свои оптимальные методы организации работы, балансирующие между стандартизацией, масштабируемостью и гибкостью.

«В последнее время информационные технологии развились настолько, что нам легче печатать горы бумаги вместо того, чтобы заниматься оптимизацией документооборота», — такое мнение высказывают многие специалисты по управлению документами, и они отчасти правы. Однако, при всей видимости успешной текущей работы, все проблемы, связанные с разбором гор бумаги, поиском потерянных договоров, определением недобросовестных исполнителей отодвигаются в «дальний угол» и чаще всего остаются мертвым грузом.

Задача оптимизации документооборота, как правило, затрагивает следующие сферы деятельности предприятия:

  • Внутренний документооборот (корреспонденция, договорная работа, конфиденциальное делопроизводство, организационно-распорядительные документы, проекты развития, управленческий учет, управление корпоративным контентом).
  • B2B и B2C-документооборот (договорная работа, управление взаимоотношениями, оперативная деятельность, коммерческие проекты).
  • Коммуникации (электронная почта, мгновенные сообщения, телефония и конференцсвязь, голосовая почта).

Существует множество решений, направленных на комплексное или специальное решение задач в рамках управления документооборотом (АСПЕКТ СПб предлагает технологии DocsVision и Microsoft Sharepoint Server), однако существуют общие этапы и вопросы, которые должны быть решены в организации при внедрении системы управления документами. Речь идет об определении стратегии внедрения.

  • Во-первых, необходимо определиться с целями внедрения, которые должны быть конкретны и достижимы в рамках имеющегося бюджета. Лицо, финансирующее проект, должно четко осознавать, какой бизнес-результат получит его организация в результате автоматизации документооборота.
  • Во-вторых, необходимо понять, что система управления документооборотом и бизнес-процессами — это не только «железо и софт», это, в первую очередь, организационная работа, включающая в себя задачи стандартизации, структуризации и обучения.
  • В-третьих, необходимо определиться с платформой, на которой будет строиться будущая система управления документами предприятия. Очевидно, что внедрение лоскутным методом может решить задачи быстро и дешево, но в будущем возможны проблемы, такие как невозможность поиска информации, невозможность определения и анализа показателей эффективности, невозможность интеграции решений в единую систему и др. С другой стороны универсальная платформа, а также её внедрение может стоить больших затрат вначале, а итоговая экономическая эффективность внедрения равняться нулю.
  • В-четвертых, рекомендуется привлекать консультантов, которые позволят более правильно расставить приоритеты внедрения, определить бюджет внедрения и платформу, составить план выполнения проекта, проконтролировать ход выполнения проекта.
  • В-пятых, необходимо проводить обучение сотрудников новой системе, причем обучение разноплановое: обучение специалистов по техподдержке, специалистов по бизнес-процессам, руководства, рядовых пользователей. Обучение должно проходить как до начала внедрения, чтобы организация могла грамотно оценить предлагаемое ИТ-специалистами решение, так и после выполнения основных работ по внедрению — для запуска системы и включения в работу рядовых сотрудников. Эффективность системы может быть поставлена под угрозу, а сопротивление внедрению возрастет, если из обучения выпадет хотя бы одно из звеньев.
  • Наконец, руководство организации должно осознать, что проект внедрения системы управления документами и бизнес-процессами — это, прежде всего, проект самого руководства, а не ИТ-подразделения компании или ИТ-консультанта, приглашаемого извне.
 
© АСПЕКТ СПб, 2009. Все права защищены.